Khôi phục tập tin Excel bị lỗi (P.1)

(danghienIT) - Các tập tin bảng tính Excel, cũng như Word, một khi bị lỗi sẽ gây ra hàng loạt rắc rối cho người dùng văn phòng. Bạn có thể tham khảo những cách khôi phục tập tin bảng tính dưới đây trước khi ... ngồi khóc hay làm lại từ đầu.

1. Thử khôi phục bằng phương án thủ công

Nếu tính năng tự động khôi phục lỗi của Excel tậm tịt, bạn có thể thực hiện công việc này bằng tay:

1. Mở tập tin từ menu File. Đối với Excel 2007, hãy click vào nút Office và chọn Open.

2. Sử dụng bảng điều khiển Look In, tìm và xác định workbook bị lỗi.

3. Từ danh sách sổ xuống của nút Open, chọn Open And Repair.

4. Nếu đây là nỗ lực đầu tiên cố gắng khôi phục workbook, bạn hãy click vào Repair.

Nếu may mắn, Excel sẽ sửa chữa tập tin. Tuy nhiên, tính năng khôi phục tập tin không phải lúc nào cũng hiệu quả. Lúc này, bạn hãy chọn giải pháp thứ hai là khôi phục dữ liệu. Hãy nhấp vào Extract Data ở bước 4.

2. Nếu lỗi xảy ra khi tập tin bảng tính đang mở

Khi có lỗi xảy ra mà tập tin workbook vẫn đang mở, bạn nhất thiết không được lưu lại phiên làm việc hiện tại. Thay vào đó, bạn hãy trở ngược lại phiên bản lưu trữ trước đó. Bằng cách này, bạn sẽ tránh được lỗi xảy ra vừa rồi mà không mất dữ liệu, cho dù khả năng này là rất nhỏ.

Để trở lại phiên làm việc lần trước đã lưu lại, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:

1. Chọn Open từ menu File menu. Đối với Excel 2007, click vào nút Office và chọn Open.

2. Sử dụng bảng điều khiển Look In để xác định tập tin bị lỗi.

3. Click vào Open.

Lúc này bạn sẽ mở lại workbook như cũ.

3. Tắt chế độ tính toán tự động

Nếu Excel không thể mở được tập tin bảng tính, hay kể cả lựa chọn Open And Repair cũng bó tay, bạn hãy đặt lại chế độ tính toán sang phương án xử lý thủ công và thử lại. Các bước thực hiện:

1. Mở một tập tin bảng tính mới với nội dung rỗng.

2. Từ menu Tools chọn Options và click vào tab Calculation. Trên Excel 2007, bạn hãy click vào nút Office, tiếp đến là Excel Options và chọn Formulas trên bảng điều khiển ở phía trái.

3. Trong phần cài đặt thông số cho Calculation (Calculation Options trên Excel 2007), chọn Manual.

4. Click vào OK.

Lúc này, bạn hãy mở lại tập tin bị lỗi. Có thể Excel sẽ “bắt lỗi” và mở được tập tin trục trặc.

4. Sử dụng công cụ Microsoft Office Tools

Nếu Excel không thể mở được tập tin workbook lỗi, bạn hãy dành cơ hội cho Microsoft Office Tools:

1. Từ menu Start, chọn All Programs (trên Windows XP).

2. Chọn Microsoft Office.

3. Chọn Microsoft Office Tools.

4. Chọn Microsoft Office Application Recovery.

5. Chọn Microsoft Office Excel ở hộp thoại.

6. Nhấp vào Recover Application. Quá trình xử lý có thể mất một vài phút.

Công cụ khôi phục này sẽ tắt Excel và sau đó khởi động lại, hiển thị danh sách các tập tin bảng tính đã khôi phục được. Nếu may mắn, tập tin Excel quý giá của bạn sẽ nằm trong danh sách này. Chỉ cần mở ra và tiếp tục sử dụng!

5. Thử chuyển tập tin sang nơi khác

Đôi khi một tập tin bảng tính bị lỗi không hẳn do những nguyên nhân từ phần mềm hay sai lầm khi sử dụng của người dùng. Rất có thể nó đang tạm không truy cập được nữa, các hệ thống mạng và máy chủ thường vẫn đánh dấu chúng là những tập tin lỗi. Trong trường hợp gặp phải lỗi được xác định có nguyên nhân tương tự và Excel không thể sửa được, bạn hãy chuyển tập tin sang một thư mục, ổ đĩa hoặc máy chủ khác.

6. Hãy để OpenOffice “ra tay”

Một số người khẳng định cảm thấy hoàn toàn bất ngờ với kết quả mỹ mãn khi sử dụng bộ ứng dụng OpenOffice để sửa chữa tập tin lỗi của Excel. Đây là công cụ mã nguồn mở miễn phí lừng danh. Nếu không thể xử lý được tập tin bảng tính bị lỗi trên Excel, hãy dùng tới Calc của OpenOffice. Tất nhiên, việc này thường kỳ công và phức tạp hơn bạn tưởng.

(Còn tiếp)

Khôi phục tập tin Excel bị lỗi (P.1)